Mikä on kassavirtalaskelma?

Kassavirtalaskelma (tai kassaennuste, kassavirtaennuste) on yksi talouden johtamisen ja kannattavan yritystoiminnan laskelmista. Se tarjoaa konkreettista tietoa rahaliikenteestä eli maksuista, jotka tulevat yrityksen kassaan ja lähtevät kassasta. Sen avulla yritys voi suunnitella toimintaansa taloudellisesti kestävästi ja varmistaa tulevaisuuden toimintaedellytykset. Kassavirtalaskelmaa on kuitenkin muistettava päivittää aktiivisesti, jota sitä voidaan hyödyntää talouden johtamisessa. 

Kassavirtalaskelma kuvaa tulo- ja menovirtojen liikettä halutulla ajanjaksolla

Kassavirtalaskelmaa tai kassaennustetta voidaan ajatella sekä lyhyen aikavälin, mutta myös pitkän tähtäimen työkaluna talouden suunnitteluun. Jos ajatellaan lyhyen aikavälin kassavirtalaskelmaa, tarkastellaan tilannetta yleensä noin kolmen viikon-kuukauden pituiselta ajanjaksolta. Tämä ajallinen ulottuvuus vastaa hyvin yrityksen lyhyen aikavälin rahoitustarpeeseen, eli kassa liikkeitä pyritään ennustamaan maksimissaan muutaman viikon päähän. Lyhyen aikavälin kassavirtalaskelma on yleensä tarkkuustasoltaan melko korkea, eli sen voi odottaa pitävän melko hyvin paikkansa, sillä lyhyen aikavälin tapahtumat ovat melko hyvin tiedossa ennustetta laadittaessa. Tavoitteena on, että yritys ehti reagoida nopealla vauhdilla esimerkiksi tilanteeseen, jossa näyttää siltä, että kassassa olevat varat eivät välttämättä riitä palkkojen maksun esimerkiksi kymmenen päivän kuluttua - näin yritys voi pohtia, miten maksuvalmiutta voidaan parantaa ja priorisoida tärkeimmät kassatapahtumat. Rahan yllättävä loppuminen ei koskaan ole optimitilanne, ja sen pitäisi herättää myös pohtimaan pitkän aikavälin maksuvalmiutta ja korjaavia toimenpiteitä. 

Pitkän aikavälin kassavirtalaskelmassa voidaan sanoa, että lähes taivas on rajana - ennustetta voidaan laatia puolesta vuodesta jopa useampaan vuoteen, mutta on sanomattakin selvää, että tällaisessa tilanteessa puhutaan todella karkean tason ennustamisesta. Pitkän aikavälin kassavirtaennusteella on kuitenkin oma paikkansa: sen avulla voidaan ennustaa liiketoiminnan kehittymisen tulovirtoja ja arvioida esimerkiksi kasvavan liiketoiminnan rahoitustarpeita. Se on myös oivallinen työkalu muun muassa rahoitusneuvotteluihin, joissa yrityksen tulee kyetä mallintamaan tulevia kassavirtoja lainanhoitokyvyn varmistamiseksi. Se voi olla myös työkalu osakkeenomistajille viestimiseen siitä, kuinka yritystoiminnan ennakoidaan tuottavan arvoa osakkeenomistajille, toisin sanoen varmistamaan osinkojen maksukyky. Ennakkoon tehty kassavirtalaskelma voi siis auttaa yritystä monella eri tavalla. 

Ennusteen laatimiseen tarvitut tiedot löytyvät usein helposti

Kassavirtalaskelman laatiminen vaati toki yksinkertaisimmillaankin manuaalista työtä, mutta usein se on mainettaan yksinkertaisempi päivittää - toki asiaan vaikuttavat haluttu tarkkuustaso, tietojen keräämisen helppous sekä epävarmuustekijöiden huomioiminen. Useimpiin nykyaikaisiin kirjanpito-ohjelmiin kassavirtalaskelmat ovat usein jo integroitu valmiiksi, jolloin ne hakevat tietoa yrityksen myynti- ja ostoreskontrasta sekä tarvittaessa palkanlaskennasta. Lyhyen aikavälin kassavirtalaskelmaan tarvitaankin juuri tätä taloushallinnon tuottamaa tietoa: erääntyvien myynti- ja ostolaskujen summat, maksuun siirtyvien palkkojen määrä, lainanlyhennykset ja korot, ennakkoverojen maksut, sekä arvonlisäveron maksut ja saamiset sekä ennakonpidätyksen tilitykset. Laskelmassa tulisi myös muistaa huomioida poikkeukselliset tapahtumat, joita voivat olla esimerkiksi vakuutuskorvaukset tai maksetut tuet, ennakkomaksut asiakkailta, tai kassasta tapahtuvat epätavanomaiset maksut.

Rahan yllättävä loppuminen ei koskaan ole optimitilanne, ja sen pitäisi herättää myös pohtimaan pitkän aikavälin maksuvalmiutta ja korjaavia toimenpiteitä.

Pitkän aikavälin kassavirtalaskelmaan ei yhtä lailla voida hakea tietoa suoraan järjestelmistä, sillä aikajänne on usein niin pitkä, etteivät kassatapahtumiin vaikuttavat erät ole vielä ehtineet toteutua. Vuositasoiseen kassavirtaennusteeseen, joka voidaan laatia esimerkiksi tilikauden alussa, voidaan huomioida esimerkiksi budjetin osoittamat tulot ja menot jaettuna halutulle tarkkuudelle. Apuna voi myös käyttää, jos mahdollista, aiempien vuosien toteutuneiden kassatapahtumien profiilia esimerkiksi ennustaakseen, millaisella syklillä eräät kassatapahtumat toteutuvat, minkälainen on isoimpien asiakkaiden maksutottumus (maksavatko he ajallaan vai myöhässä), toistuvatko eräät ostolaskut vain kerran vuodessa (esimerkiksi vakuutusmaksut tammikuussa) ja niin edespäin. Pitkän aikavälin kassavirtaennusteessa tulisi myös ottaa huomioon isot muutokset toiminnassa, esimerkiksi henkilöstömäärän kasvun vaikutukset palkkakuluihin, investointien vaatimat maksut sekä mahdollinen myynnin kasvu ja muut toiminnassa tapahtuvat muutokset. Tätä pohjaa voi käyttää hyvin mallintamaan erilaisia tulevaisuuden skenaarioita: mitä tapahtuu, jos esimerkiksi isoin asiakas löytää uuden toimittajan tai ajautuu konkurssiin, projektin kustannusarvio lähteekin laukalle tai liiketoiminta kasvaa aggressiivisesti, mutta kassa ei välttämättä pysy perässä. Tilanteita on monia, ja yrityksen kannattaa pyrkiä olemaan jatkuvasi tilanteen päällä.

Kassavirran parantaminen lähtee liiketoiminnan ymmärtämisestä

Ei ole mitään vakiomuotoista ohjetta siitä, minkälaiset kassavarat yrityksellä kannattaisi olla - ison summa makuuttaminen pankkitilillä ei ole optimaalisinta varojen käyttöä, sillä ne harvoin tuotavat mitään. Myöskään kovin tiukille kassaa ei kannata vetää, sillä yllätyksien sattuessa pelivaraa on tuolloin hyvin vähän. Kannattaakin pohtia, mikä määrä kassavaroja tarvitaan yritystoiminnan yllättävien tilanteiden varalle ja kuinka iso määrä voidaan sitoa esimerkiksi lyhytaikaisiin sijoituksiin. Pääsääntönä voitaisiin kuitenkin sanoa, että yrityksellä tulisi olla realistinen suunnitelma nopeasti likvideistä varoista 1-2 kuukauden kiinteitä menoja vastaavan summan verran. 

Pohjana kassavirtalaskelmassa onkin se, että ennusteen laatija ymmärtää yrityksen liiketoimintaa ja liiketoimintaympäristöä, mutta myös yrityksen tahtotilaa strategiaa ja pyrkimyksiä. Jos näyttää siltä, että kassan pohja paistaa jatkuvasti ja tilanne on räjähdysherkkä jatkuvasti, voi osaava talouspäällikkö auttaa kassanhallinnan haasteissa. Tilanne on harvoin täysin toivoton, vaan hyvällä tilanteen kartoittamisella ja kartoituksen myötä syntyneillä toimenpiteillä voidaan päästä pitkälle. Jos sinusta tuntuu, että voisit tarvita apua ja uutta näkökulmaa, voimme auttaa! Talouspäällikköpalvelumme avulla saat tolkkua kassatilanteeseen, vapautat pääomaa tehokkaasti käytettäväksi ja lisäät varmuutta toiminnan jatkumiselle - ja ennen kaikkea, nukut yösi paremmin. 

Ota yhteyttä ja jutellaan tilanteestasi!