Näin tulkitset tuloslaskelmaa, osa 1

Tuloslaskelma on toinen kahdenkertaisen kirjanpidon perusraporteista - toinen on tase. Mitä tuloslaskelman tulisi kertoa yrittäjälle ja mitä sen tulkinnassa tulisi ottaa huomioon? Kuinka voit hyödyntää tuloslaskeman tuottamaa informaatiota kun pohdit, kuinka yritykselläsi todellisuudessa menee?

Tuloslaskelma ei kerro sitä, kuinka paljon yrityksellä on rahaa

Tuloslaskelman tärkein tehtävä on kertoa lukijalle, kuinka yrityksen myynti on riittänyt kattamaan sen hankinnasta syntyneitä kustannuksia. Haasteena kokemattomalle lukijalle muodostuu usein se, että tuloslaskelmaan kohdistuu usein sellaisia laskennallisia eriä, jotka eivät näy esimerkiksi yrityksen kassassa: tuloslaskelma ei siis kerro sitä, paljonko yrityksen rahavarat ovat, vaan tuloslaskelma on nimensä veroisesti laskelma - ei pelkkiin kassatapahtumiin kytkeytyvä katsaus. Esimerkiksi poistot tai jaksotukset hämäävät herkästi, sillä niillä voi olla merkittävä vaikutus yrityksen tulokseen.

Tuloslaskelma jakautuu usein seitsemään eri osa-alueeseen: myyntiin eli liikevaihtoon, materiaaliin ja palveluihin eli myynnistä johtuviin suoriin kuluihin, henkilöstökuluihin, poistoihin, liiketoiminnan muihin kuluihin, rahoituskuluihin ja veroihin. Jokainen näistä osa-alueista kertoo tarkemmalla tasolla sitä, mitä yritys on tilikauden aikana tehnyt. Näiden eri elementtien ymmärtäminen on yrittäjälle tärkeää, sillä tuloslaskelman avulla voidaan tarkastella yrityksen kulurakennetta: isot henkilöstökulut suhteessa myyntiin kertoo siitä, että toiminta on todennäköisesti työntekijäintensiivistä, tai iso poistojen määrä kertoo siitä, että yrityksen on ollut investoitava esimerkiksi toimitiloihin tai koneisiin ja laitteisiin. Sen tähden on ymmärrettävä, minkälainen yrityksen toiminnan luonne on, jotta voidaan arvioida, tulisiko johonkin kustannuserään pyrkiä vaikuttamaan ja sitä kautta parantaa yrityksen toiminnan tulosta. 

Tässä kirjoituksessa käsitellään tuloslaskelman tulkintaa myyntien (liikevaihdon) sekä materiaalien ja palveluiden (ostot) osalta. Myöhemmissä osissa perehdytään muuhun tuloslaskelman antamaan informaatioon. 

Liikevaihto kertoo siitä, kuinka paljon yritys on tilikauden aikana tehnyt myyntiä

Yrityksen tärkein rahoituksen muoto tulisi olla riittävä myynti ja sitä kautta saatu tulo. Myynnin tulisi sis kattaa kaikki yrityksen toiminnasta aiheutuneet kustannukset ja niin, että verojenkin jälkeen jäisi - niin sanotusti - viivan alle jotain. Jos myyntiä ei ole riittävästi kattamaan toiminnan kuluja, tulee toimeen käydä, oli se sitten myynnin määrällinen kasvattaminen, hintojen korotukset tai kustannusten karsiminen. Myynti kirjataan siinä vaiheessa, kun laskutusperuste täyttyy eli palvelu suoritetaan asiakkaalle tai tavara toimitetaan. 

Myynti ei kerro suoraan sitä, kuinka paljon rahaa yrityksen pankkitilille on maksettu, sillä myynnin realisoituminen kassaan tapahtuu usein viiveellä.

Myyntiin kirjautuvat siis konkreettiset myyntitapahtumat asiakkaille. Joissain tapauksissa myyntiin voidaan lukea laskennallisia eriä, joista ei ole vielä lähtenyt laskua asiakkaalle - tämä tulee huomioitavaksi tilanteessa, jossa yrityksellä on pitkäkestoisia projekteja, joiden laskutus tapahtuu esimerkiksi projektin valmistuttua, ja kustannuksille halutaan näyttää vastaparina myös myynnin kirjaus. Näiden laskennallisten tulojen huomiotta jättäminen voi syöstä yrityksen tuloksen pahasti tappiolliseksi, vaikka työtä on tehty pitkin vuotta - tilanne aiheuttaa myös epätasaista verokuormaa tilikausien välille. Keskeneräisen työn kirjaaminen vaatii kuitenkin osaamista ja luotettavaa seurantaa, joten mahdollisuus kannattaa huomioida jo ennen työn aloitusta - ja keskustella asiasta kirjanpitäjän kanssa.

Myyntien tiliryhmään kirjautuvat myös muut yrityksen tulot, joita voivat olla esimerkiksi erilaiset korvaukset, tuet ja kaluston myyntivoitot. Näistä suurimmalla osalla on vaikutusta yrityksen verotettavan tulon laskentaan.

Myynti ei siis suoraan kerro sitä, onko yritys saanut kaiken rahan itselleen, vaan siihenkin voi sisältyä laskennallisia eriä, joiden osalta rahaliikenne toteutuu vasta myöhemmässä vaiheessa. Yrittäjän on syytä olla varuillaan, kun lukee tuloslaskelman tarjoamaa informaatiota myynnin osalta, sillä siihen voi kohdistua ajallista jaksottamista. Tärkeimpänä onkin muistaa, että mitä nopeammin myynti konkretisoituu yrityksen kassaan, sen parempi - tuloslaskelma ei sitä kuitenkaan kerro. 

Materiaalit ja palvelut kertovat sen, kuinka paljon ostoja on myynnin eteen pitänyt tehdä 

Materiaalit ja palvelut, usein arkikielessä ostot, kertovat siitä, kuinka paljon myynnin suorat kustannukset ovat. Ostojen ja palveluiden osalta ei tulisi siis huomioida mitään sellaisia kustannuksia, jotka syntyvät esimerkiksi myytävien tuotteiden valmistukseen tai hankintaan liittymättömistä kustannuksista, jotka ovat esimerkiksi teollisuusyrityksessä markkinoinnin kustannukset. Tavoitteena on, että tuloslaskelma näyttää yhdellä silmäyksellä yrityksen myyntikatteen, eli sen erotuksen, paljonko tuotteiden tai palveluiden myynnistä jää ostojen jälkeen yritykselle muiden kulujen kattamiseen. Ostoista puhutaan usein myös sisäisen laskennan maailmassa muuttuvina kustannuksina, sillä niiden määrän pitäisi muuttua yrityksen myyntien kanssa - jos yrityksellä ei ole toimintaa, ei sille käytännössä tulisi syntyä myöskään ostoja.

Ostojen ja muiden palveluiden tulisi siis liittyä tarkasti yrityksen ydinliiketoiminnan kuluihin. Samassa kohdassa tuloslaskelmaa huomioidaan myös varaston muutokset ja keskeneräisten tuotteiden valmistus, eli taseeseen aktivoitavien kulujen kirjaukset. Varaston muutokset ovat poikkeuksetta hyvä tapa huolehtia siitä, että oikealle kaudelle kirjautuvat oikeat kustannukset: ilman varaston muutoksia kaikki ei-myymättömien tuotteiden kustannukset kirjautuisivat ostohetkellä kuluksi, eikä myyntikatteen laskeminen onnistuisi luotettavasti. 

Varastonmuutoskirjaukset siirtävät yrityksen kuluja siis kirjattavaksi myöhempään ajankohtaan niin, että ostojen ja myyntien osalta pystytään tekemään ajallinen kohdistus.

Varastokirjausten tekeminen vaatii hyvää varastoseurantaa, joka monessa kirjanpito-ohjelmassa on automatisoitu pitkälle, mutta myös luotettavaa varastokirjanpitoa ja säännöllisiä inventaarioita. Kirjanpidon näkökulmasta ostoihin liittyvät varastonmuutoskirjaukset vaativat osaamista ja ymmärrystä yrityksen liiketoiminnasta, jotta riskit esimerkiksi suuriin varaston alaskirjauksiin voidaan minimoida. Tämä tarkoittaa siis sitä, että yritys on esittänyt tuloslaskelmallaan liian pieniä materiaalikuluja suhteessa myytyihin tuotteisiin, sillä ostojen kustannukset ovat jääneet aktivoiduiksi taseeseen. Kun varaston alaskirjaus toteutuu, pahimmillaan se voi syöstä yrityksen tuloksen negatiiviseksi.

Yrittäjän tulee seurata myynnin kehitystä ja huolehtia riittävästä katetuotosta

Vaikka kirjanpito ja muu taloushallinto olisikin ulkoistettu, yrittäjän tulee olla aina kartalla siitä, kuinka yrityksen myynti on kehittynyt ja vastaavatko ostot myyntejä. Pahin on tilanne, jossa myynnistä saadut tulot eivät riitä kattamaan yrityksen muuttuvia ja kiinteitä kuluja (palkat, liiketoiminnan muut kustannukset), joka on toisaalta arkipäivää esimerkiksi kasvuyrityksissä. Tämä usein tarkoittaa sitä, että yritys vaatii runsaasti ulkopuolista rahoitusta, joka taas lisää yrityksen tuloslaskelman kuluja. Osaava kirjanpitäjä voi auttaa sinua selättämään haasteet, jotka myyntien ja ostojen kirjauksiin sisältyvät, jotta voit luottaa yritystoimintasi kannattavuuteen. 

Ota yhteyttä ja jutellaan, minkälaisilla toimenpiteillä saisimme yrityksesi talouden tilaa kehitettyä!